Het capaciteitsoverzicht kan gebruikt worden wanneer je snel wilt kunnen zien hoeveel personen je beschikbaar hebt op een bepaalde dag of een specifiek tijdstip. Om een capaciteitsoverzicht te kunnen genereren, moet er gewerkt worden met zogenaamde dagdelen, zodat je vervolgens de capaciteit per dagdeel kunt inzien.
Bij de relatie kun je in de app ‘Dagindeling’ zelf dagdelen aanmaken. Je kunt het dagdeel een naam geven en de bijbehorende werktijden vastleggen.
Per dagdeel dat je hebt aangemaakt kun je de capaciteit van beschikbare personen inzien. De basis voor het capaciteitsoverzicht is dus de dagindeling van een relatie. Je kunt middels de filterinstellingen bepalen of je alle personen wilt zien of bijvoorbeeld alleen personen die tot een bepaalde groep behoren.
Het capaciteitsoverzicht open je vanuit de relatie app middels het volgende grafiektabel icoon. Je ziet de capaciteit per dagdeel, het aantal unieke beschikbare personen per dag en het aantal unieke beschikbare personen per week.
Wanneer een persoon bijvoorbeeld ‘s ochtends, ‘s middags en ‘s avonds beschikbaar is, zal hij in alle 3 de dagdelen meegeteld worden, maar slechts 1 keer voor het totaal van beschikbare personen op de betreffende dag.
Een persoon wordt meegeteld voor een bepaald dagdeel, als hij het volledige dagdeel beschikbaar is. Als je bijvoorbeeld een dagdeel hebt van 07.00 – 12.00 uur en in de beschikbaarheid van de persoon is opgegeven dat hij van 08.00 – 12.00 uur beschikbaar is, dan wordt de persoon niet meegeteld voor dit dagdeel. Geplande personen tellen niet meer mee voor de capaciteit van het dagdeel waarvoor zij zijn gepland. Bijvoorbeeld: de persoon is beschikbaar van 07.00 – 18.00 uur. Je hebt 2 dagdelen: de ochtend van 07.00 – 12.00 uur en de middag van 14.00 – 18.00 uur. Wanneer je de persoon nu plant in de ochtend, telt hij niet meer mee voor de capaciteit van de ochtend, maar wel nog voor de capaciteit van de middag. Zelfs een persoon maar 1 uur van een bepaald dagdeel is gepland, wordt hij niet meegeteld in de capaciteit van het betreffende dagdeel.