Per medewerker kun je in zijn of haar agenda de beschikbaarheid raadplegen. Soms wil je echter ook een overzicht van alle flexwerkers die op een bepaalde dag of een bepaald tijdstip beschikbaar zijn. In dat geval kun je gebruik maken van de app ‘Beschikbaarheid’. In deze app zie je de namen van alle flexwerkers die op het opgegeven moment nog beschikbaar zijn. In het bijbehorende exportbestand zie je ook op welke tijden de personen beschikbaar zijn.
De app is te openen via het hoofdmenu en toont, net zoals de andere planborden, een weekoverzicht. Op dit overzicht staan de namen van alle personen bij wie er in de agenda timeframes van het type ‘Beschikbaar’ zijn vastgelegd en die nog niet zijn ingepland voor het volledige timeframe.
Het overzicht toont de ‘netto’ beschikbaarheid. Is een medewerker bijvoorbeeld op maandag van 08:00 – 18:00 uur beschikbaar en ingepland van 08:00 – 15:00 uur, dan wordt de persoon in dit overzicht getoond. Hij is immers nog beschikbaar van 15:00 – 18:00 uur. Deze tijden kun je terugvinden op het exportbestand.
Wanneer je een persoon selecteert, worden alle regels van die persoon blauw getoond. Tevens is het mogelijk om, via de menubalk aan de rechterkant in het planbord, de detailgegevens én het persoonlijke planbord van de persoon in te zien als een persoon is geselecteerd.
In de app is het mogelijk om de personen te filteren op ‘Groepen’, ‘Inzetbaarheid’ en ‘Flexwrapp’. Met de filtering op ‘Inzetbaarheid’ kun je een overzicht krijgen van alle personen die voor een bepaald tijdstip beschikbaar zijn.
In de filtering ‘Inzetbaarheid’ geef je op dat je wilt zien wie er van 08:00 tot 12:00 beschikbaar zijn. Het planbord toont nu (per dag) alle personen die in ieder geval van 08:00 tot 12:00 beschikbaar zijn.
Dit kunnen dit ook personen zijn die van 07:00 tot 13:45 beschikbaar zijn of van 08:00 tot 18:30. Het planbord toont geen personen die deels beschikbaar zijn, bijvoorbeeld van 10:00 tot 12:00, van 07:30 tot 10:00 of van 09:00 tot 11:00.
Het exportbestand toont de inzetbaarheid van een persoon gerelateerd aan tijd. Wanneer de export wordt aangemaakt toont deze automatisch de periode zoals weergegeven in de app, bijvoorbeeld de huidige week. Bij het aanmaken van het exportbestand heb je de keuze tussen een 'Totaaloverzicht' of een 'Dagoverzicht', waarbij elke dag op een ander tabblad getoond wordt.
Bij een medewerker is bijvoorbeeld vastgelegd dat hij op maandag van 08:00 – 18:00 uur beschikbaar is. De medewerker is op dezelfde dag ingepland van 09:00 – 15:00 uur. Op het exportbestand wordt de medewerker nu twee keer getoond: beschikbaar van 08:00 – 09:00 uur en beschikbaar van 15:00 – 18:00 uur.
Sortering vindt allereerst plaats op ‘dag’ (in het geval van een totaal export). Vervolgens wordt er gesorteerd op het tijdstip vanaf wanneer de medewerker beschikbaar is. Tot slot is er een sortering op achternaam.