Zodra je diensten hebt vastgelegd bij een relatie, aanvraag of werklocatie, kunnen er personen worden gepland op deze diensten. Je doet dit door eerst de dienst te selecteren en vervolgens het icoontje om personen toe te voegen. In de app die nu geopend wordt, kun je middels de filterinstellingen zelf het resultaat van de getoonde personen bepalen.
Er wordt standaard gefilterd op personen die beschikbaar zijn op de tijden van de dienst. Daarnaast kun je zelf verder filteren, bijvoorbeeld op personen die deel uitmaken van een bepaalde groep.
Om de persoon in te plannen zet je een vinkje voor de betreffende naam of sleep je de persoon naar de dienst.
Wil je iemand op meerdere diensten inplannen? Dan kun je de gewenste diensten tegelijkertijd selecteren door de shift- of ctrl-toets in te toetsten en de diensten aan te klikken. Als je nu de gewenste de medewerker aanvinkt, of zijn naam naar het planbord sleept, wordt de medewerker ingepland op alle geselecteerde diensten.
Zodra je een persoon richting het planbord sleept, kan het voorkomen dat sommige diensten grijs gekleurd worden. Dit zijn diensten waarvoor de persoon reeds is gepland en dus niet nogmaals gepland kan worden.
Wanneer je plant op bovenstaande wijze, selecteer je dus eerst een dienst en ga je vervolgens personen zoeken die matchen op deze dienst.
Het is ook mogelijk om eerst een persoon te selecteren en vervolgens te bekijken voor welke diensten hij of zij beschikbaar is. In dat geval selecteer je de naam van de persoon. Vervolgens zie je op het planbord, aan de hand van de verschillende kleuren blauw, voor welke diensten de persoon wel of niet beschikbaar is.
Tip: er zijn verschillende soorten planborden waarop je personen kunt inplannen op diensten. Bekijk ze allemaal en bepaal wat voor jou prettig werkt. Vanuit het hoofdmenu kun je de app ‘Totaalplanning’ openen om in één overzicht de diensten van al je relaties te zien. Je kunt ook vanuit de relatie het planbord openen en zelfs vanuit een specifieke werklocatie of specifieke aanvraag bij de relatie.
Planning publiceren
Wanneer je klaar bent met plannen kun je de planning publiceren. Dit kan middels het genereren van een export in Excel. Hiervoor selecteer je bovenin het planbord het icoontje ‘Delen’. Wanneer je kiest voor ‘Exporteren als spreadsheet’ kun je kiezen voor een totaaloverzicht, waarbij je de diensten van alle dagen op één tabblad ziet, of een dagoverzicht, waarbij de diensten per dag op een apart tabblad vermeld worden.